Ein wichtiger Pfeiler des vorbeugenden Brandschutzes ist eine lückenlose Dokumentation. Diese Unterlagen dienen als Hilfestellung für Mitarbeiter und Einsatzkräfte. Im Brand- oder Gefahrenfall können so Sach- und Personenschäden verhindert werden. Besonders ist hier auf die Aktualität der Daten wert zu legen. Bei baulichen Veränderungen oder bei Personalwechsel sollten die Pläne und Dokumente auf den neuesten Stand gebracht werden. Sie sollten aber mindestens alle zwei Jahre von einer sachkundigen Person geprüft werden.